La importancia de tener habilidades ofimáticas en tu cv

Si esperas conseguir un trabajo de oficina, las habilidades ofimáticas que incluyas en tu cv serán clave para lograrlo. Esto ya que en la actualidad, los empleadores esperan que los aspirantes a cargos administrativos tengan un buen nivel de conocimientos en este tipo de herramientas; desde el manejo de programas de procesamiento de textos hasta la elaboración de hojas de cálculo, bases de datos, gestores de correo electrónico e incluso programas de presentación.

¿Qué es la ofimática?

La palabra ofimática es un acrónimo compuesto de la siguiente manera ofi (oficina) y mática (informática) y consiste en el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se aplican en labores de oficina con el objetivo de perfeccionar, optimizar, y mejorar el trabajo y las operaciones relacionadas.

Así, las conocidas como herramientas o medios ofimáticos permiten idear, elaborar, ceder y guardar toda la información esencial para el funcionamiento de una oficina. Algunas de son:

1. Procesamiento de texto
2. Hojas de cálculo.
3. Base de datos.
4. Programas de correo electrónico, correo de voz, mensajeros.
5. Herramientas de presentación multimedia.
6. Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
7. Suite ofimática: paquete de múltiples herramientas ofimáticas. Adicionalmente, las suites pueden incluir programas de presentación, un sistema de gestión de base de datos, herramientas menores de gráficos y comunicaciones, un gestor de información personal (agenda y cliente de correo electrónico) y navegador web.

Así mismo, podemos encontrar dos tipologías relevantes de suites de ofimática:

1. Soluciones de escritorio: es la solución tradicional que viene instalada directamente en los propios ordenadores de la empresa, como en el caso de Microsoft Office y Open Office.
2. Soluciones online: estas se instalan en un servidor externo al cual se accede por la conexión de Internet, e igual  se pueden crear documentos de texto, hojas de cálculo, etc., como si estuviesen en el escritorio, como pasa con Google Apps u Office 365. Con esta última solución, se puede acceder a la información desde cualquier dispositivo con conexión a la red y además, puedes almacenar la información en la nube, sin tener que seguir infraestructuras complejas dentro de la empresa.

Las suites ofimáticas  más populares en el mercado actual son: por parte del software pagado, Microsoft Office, la cual ofrece sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus programas. Mientras, el software libre tiene a Open Office, desarrollado por Sun Microsystems, que compite con un formato para cada programa, pero de código abierto.

En referencia a lo anterior, se entiende que la estructura ofimática abarca todas las funciones realizadas desde computadoras, impresoras y escáneres conectados mediante una red de área local, hasta las de teléfonos y equipos de fax.

¿Cuáles son los beneficios del uso de herramientas ofimática?

Tal y como lo hemos mencionado anteriormente, la ofimática nos permite automatizar y optimizar las tareas habituales de una oficina. La principal ventaja de estas herramientas es que puede ayudarnos con literalmente cualquier labor que previamente se hiciera de forma manual. Así podemos automatizar y facilitar labores como dictados, archivados, microfilmados, gestión de archivos, documentos, etc:

• Agilizan el trabajo cotidiano. Estos programas realizan una gran cantidad de tareas laborales que permiten ahorrar tiempo y dinero a los miembros del equipo, como por ejemplo: presentaciones, cálculos, crear bases de datos y muchas más.
• Múltiples aplicaciones. Aunque muchos creen que este tipo de herramientas solo son para secretarios y secretarias, la verdad es que todos los miembros de una oficina pueden beneficiarse de ellas. Por ejemplo, en la creación de informes, listados de datos,  o documentos con información importante, entre otros.
• Creación de bases de datos avanzadas. Las herramientas como Access permiten la creación de bases de datos de clientes, proveedores, etc., y, lo mejor de todo, de manera avanzada.
• Control de ingresos y gastos. Permiten tener un control de toda la contabilidad de la empresa, por ejemplo en documentos creados en programas como Excel.

Por otro lado, también tenemos la oferta de la ofimática web, que a diferencia de  a su versión tradicional, requiere de la a una red local y/o a Internet, y gracias a ella, reducimos considerablemente la saturación del uso del disco duro en el PC, al almacenar toda la información en línea. Además, esto también permite modificar y compartir cualquier tipo de archivos en tiempo real y con varios usuarios.

La importancia de la ofimática en las empresas

La ofimática aparece por primera vez en los años 70 en respuesta a la evolución de los equipos electrónicos con microprocesadores, que fueron reemplazando cada vez más los métodos y herramientas de trabajo antiguas por opciones más modernas, como por ejemplo, la máquina de escribir que le cede su puesto a las computadoras y sus procesadores de texto.

Desde entonces, la presencia de la tecnología en una empresa se ha vuelto esencial para el logro de sus objetivos, y por consiguiente, la ofimática se ha convertido en una herramienta de gran utilidad para facilitar el desempeño de las labores, disminuir los tiempos de ejecución del trabajo y optimizar los procesos esenciales de un departamento.

Así, las herramientas ofimáticas se han ido ganando importancia dentro de las grandes y pequeñas empresas, no solo porque  simplifica las tareas y ayuda en la organización y gestión de recursos, sino también por su sencillez de uso y la versatilidad que ofrecen.

Ya que nos encontramos inmersos en un mercado laboral cada vez más digitalizado, hoy en día los conocimientos en ofimática son imprescindibles en todas las empresas y se está convirtiendo en un requisito indispensable en el set de habilidades de cualquier profesional.

La realidad es que ya sea para encontrar un nuevo empleo o para realizar las labores cotidianas de cualquier puesto laboral con éxito, el dominio de herramientas informáticas como el Office o el Libreoffice ahora es un requisito básico.

Es de saber que los continuos avances tecnológicos, especialmente aquellos aspectos vinculados a las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), obliga a las personas a tener que actualizarse de forma continua para que sus conocimientos no queden obsoletos y seguir siendo competitivos en el mercado de trabajo. Por lo mismo, no es de extrañar que las empresas le den tanta importancia a los cv que tengan las competencias necesarias para ejercer con éxito las actividades que requieren en el lugar de trabajo.

Además, los expertos de Oposiciones Auxiliar Administrativo insisten en que al saber manejar estas herramienta, puedes simplificar tu trabajo, optimizar tu tiempo, e incluso tener horas extras para dedicar a otros quehaceres. Incluso, puedes llegar a reducir costes con el uso de estas herramientas, ya que, como dijimos, inviertes menos tiempo en el desempeño de tu trabajo.

En conclusión, poseer nociones de ofimática representa una habilidad imprescindible en cualquier currículum.

¿Cuáles son los principales programas ofimáticos utilizados en una empresa hoy en día?

Seguro que cuando piensas en ofimática lo primero con lo que lo relacionas es con los cinco programas del paquete Microsoft Office, lo cual no es de extrañar ya que son los más básicos y utilizados en la mayoría de los negocios y oficinas. Siendo está la razón para que  muchos ordenadores lo traigan instalado desde fábrica. No obstante, también existen otros programas de acceso libre, como OpenOffice. Y por último, las suites, que se encargan de aquellas funciones que Microsoft no logra realizar con éxito y de las que hemos hablado en puntos anteriores.

En cualquier caso, los principales programas de ofimática más utilizados en las empresas hoy en día son:

• Word. Es el procesador de textos más reconocido entre el público. Permite crear, editar y modificar documentos de textos, e incluso escoger entre variedad de plantillas para tus textos.
• Excel. Es ideal para realizar operaciones aritméticas de manera automatizada.
• PowerPoint. Es la herramienta por excelencia para la elaboración de presentaciones visuales. Te permite combinar diapositivas multimedia con imágenes, textos, sonidos, vídeos e incluso, con animaciones.
• Outlook. Es el programa de correo electrónico por excelencia, después de Puedes enviar y recibir emails, convocar y gestionar el calendario de reuniones, y personalizar tu directorio de contactos.
• Access. Es un sistema de gestión de bases de datos que te permite hacer seguimiento de pedidos, proveedores, recopilar datos y elaborar informes.
• Es un bloc de notas digital donde puedes hacer anotaciones del tipo post – it.
• Es una aplicación de autoedición para archivos más complejos del tipo, por ejemplo, de folletos.
• Es una herramienta plantillas base, de gráficos con iconos, de barras de datos, etc., para la elaboración de diagramas de flujo.
• Open Office. Como dijimos, es uno de los grandes referentes de software libre y la alternativa a Microsoft Office. Su programa de edición de textos se destaca por su buen rendimiento y su facilidad de aprendizaje.
• Lotus SmartSuite. Es una suite ofimática de IBM  que incluye: hojas de cálculo, tratamiento de textos y gráficos de presentación.

Si bien estos son los principales programas, existe una larga lista de herramientas que te pueden ayudar a optimizar tus labores de trabajo, entre las que encontrarás algunas muy fáciles de manejar, y otras más complejas que exigen conocimientos un poco más avanzados.