Cuando empecé como autónoma tenía ilusión y muchas ganas de trabajar, pero también me aparecieron un montón de dudas a las que jamás me había enfrentado, porque era algo completamente nuevo para mí. Desde fuera parecía algo sencillo, pero una vez di el paso… me di cuenta de que no lo era.
Bueno, pues el día a día terminó siendo peor de lo que me esperaba, porque empecé a tener que hacer trámites, pagar impuestos, y mucha más cosas que no sabía. Entonces me di cuenta de que todo dependía de mí, y descubrí que, al ser autónoma, también tenía que gestionar muchas cosas que no comprendía.
Llevo casi dos años siendo autónoma, y esa fase de desconocimiento fue para mí un HORROR, con mayúsculas, porque me daba MUCHO miedo cometer un error y que Hacienda me diera el toque, que puede pasar perfectamente. Pero no era la única: fuimos muchos los que nos lanzamos a trabajar así porque no había más remedio, o porque teníamos un servicio o una idea muy buena. Pero, como yo, no sabían lo que implicaba de verdad.
Creo que, por eso, es bueno tener una especie de guía, para que, al menos, nos permita saber qué cosas hay que preparar y qué herramientas pueden ayudarnos una vez nos damos de alta como autónomo.
Tener un asesor puede evitar muchos problemas
Intenté informarme sola al principio, buscando información en internet, leyendo explicaciones y viendo vídeos donde otras personas contaban cómo funcionaban los impuestos y los trámites administrativos. Pero, cuando cada vi que cada fuente explicaba algo distinto y que muchas veces las normas cambiaban o dependían de situaciones concretas, entré en pánico y me quedé peor que al principio.
Me di cuenta de que no todo era tan simple cuando empecé a ver palabras como modelos trimestrales, declaraciones, bases de cotización o deducciones fiscales. Todo me sonaba importante y complicado al mismo tiempo, y como nadie me lo había explicado antes, me sentía perdida. Y comprendí que sí, que aunque quisiera hacerlo yo sola… necesitaba un asesor.
El asesor revisaba mis cuentas, presentaba los impuestos por mí y me avisaba cuando había que hacer algún trámite importante. También me ayudaba con las dudas diarias, que parecían pequeñas pero que podían tener consecuencias MUY grandes. Por ejemplo, me orientaba sobre si un gasto se podía desgravar, si una factura estaba bien hecha o si era mejor que cambiase algún aspecto de mi cotización. Todo esto afectaba al dinero que ingresaba, sin que yo lo supiese, o al que tenía que pagar.
No todos trabajan igual, así que elegí uno bueno. Algunos solo presentaban los impuestos… y otros te lo explican todo y te ayudan a entender cómo funcionaba realmente el sistema. Por eso, cuando encontré a alguien que me explicaba las cosas de una forma en que yo lo entendiese, me tranquilicé y empecé a sentirme más segura en este aspecto.
Entender los impuestos para no llevarte sorpresas
Cuando entiendes cómo funcionan los impuestos, empiezas a entender lo más importante de ser autónomo. Son importantísimos y ni siquiera se explican en el instituto, y es algo que no entiendo porque es fundamentan el la vida de las personas. Porque sí, cuando recibes ingresos NO puedes gastarlo todo, porque parte de él NO te pertenece. Pero como no te lo han explicado, no puedes saberlo… así que atiende:
-El IVA es el impuesto que se AÑADE a las facturas que les envías a tus clientes, pero no es TUYO. Una vez cobres la factura del cliente, te aconsejo que apartes ese dinero de alguna forma y lo dejes bien guardadito cada trimestre. Porque cada trimestre (en abril, julio, octubre y enero) se van a cobrar desde Hacienda TODO el IVA del trimestre… y no tenerlo es un lío. Por eso, haz como que no lo tienes y simplemente déjalo en la cuenta, serás más feliz.
-El IRPF no se le añade a todo tipo de cliente, solo a las empresas, y tiene que ver con el ingreso de TODO el año. Dependerá de cuánto ganes y de cómo organices tus facturas y gastos. Esto es diferente. A mi, por ejemplo, a veces me sale a devolver y me devuelven parte del IRPF… pero puede que te salga a pagar, así que ten cuidado.
Por todo esto, llevar un buen control de los números desde el principio ayuda muchísimo a evitar errores.
Usar programas de facturación para tener todo organizado
Las facturas antes no me daban problemas, pero en cuanto empecé a tener varios clientes o varios proyectos al mismo tiempo, todo fue mucho más complicado: los números de factura se podían repetir sin querer, podía olvidar registrar algún ingreso e incluso podía perder documentos importantes.
Para solucionarlo, empecé a usar programas de facturación, porque estos programas permiten crear facturas con numeración automática, calcular impuestos de forma correcta y guardar todos los registros de ingresos en un mismo lugar. Gracias a eso, todo fue más fácil y tenía menos probabilidades de cometer errores. Además, podía revisar el historial de facturas de manera rápida y ver cuánto había ingresado cada mes, qué clientes generaban más trabajo o en qué épocas del año los ingresos eran más bajos, y todo esto me ayudó a tomar decisiones importantes sobre precios y prioridades.
Una de las cosas que me explicaron los expertos de Kairoshr, aplicación y plataforma integral de RRHH para empresas y asesorías, fue que usar este tipo de herramientas me iba ayudar a organizar la facturación y me darían mayor control sobre las finanzas de mi negocio. Así, me dijeron, tendría menos problemas con Hacienda y podría planificar mejor los recursos y los proyectos futuros.
Me encanta, además, que estos programas me organice bien las facturas por fechas, porque me ayude a organizar bien los impuestos. Así no tengo que buscar documentos antes de las épocas de facturación, que es cuando más errores se cometen.
Con el tiempo, este tipo de herramientas se convirtieron en una parte esencial de mi rutina.
Llevar control de los gastos desde el primer día
Sé que es algo que te va a dar dolor de cabeza, pero de verdad que es importantísimo que no te hagas de rogar y que hagas todo esto que te estoy aconsejando desde el primer día. Sé que parece pesado y un incordio, pero cuando llegue la época de presentar los impuestos… créeme, me lo agradecerás.
Muchas veces no sabes que pagas cosas para tu empresa que Hacienda puede devolverte porque está relacionada con tu actividad (materiales, herramientas, gasolina…), y no lo incluyes en las facturas, pero es necesario que lo hagas. Guarda la factura de todo gasto que tengas que hacer y consultale a tu asesor si puedes desgravarlo.
Registrar estos gastos desde el principio tiene varias ventajas importantes
–Muchos de estos gastos se pueden desgravar en los impuestos, así que se reduce la cantidad final que tienes que pagar. Así, mantener el negocio te sale más rentable y no pagas más impuestos de los que te corresponden.
–Te permite saber cuánto cuesta realmente trabajar. Estamos tan agobiados por meter dinero en la empresa que no nos ponemos a pensar que NO solo se consigue dinero de los clientes… sino pagando menos por lo que nos corresponde.
Una vez sepas cuánto te cuesta trabajar de verdad, no solo con los ingresos, sino con los gastos reales, empezarás a ver si te compensa de verdad ese negocio que estás montando.
La cuota de autónomos y el impacto en los ingresos reales
Uno de los primeros gastos fijos que aparecen cuando te das de alta como autónoma es la cuota mensual que se paga a la Seguridad Social. Este pago es obligatorio y se tiene que hacer todos los meses sí o sí, da igual cuánto trabajo tengas en el banco o cuánto dinero factures. Es cierto que los primeros meses puedes beneficiarte de una tarifa reducida, y eso ayuda bastante cuando estás empezando todavía (es lo que se conoce como tarifa plana de autónomos).
Pero llega un momento en el que esa tarifa termina y la cuota aumenta, y es entonces cuando muchos autónomos piensan: “Pues no, creo que no puedo seguir manteniendo este negocio abierto porque no me compensa, voy a perder dinero más que a ganarlo”. Porque una cosa es el dinero que entra a través de las facturas y otra es el dinero que queda después de pagar todos los gastos a Hacienda… que puede ser poco, nada… o incluso negativo.
NO puedes faltar en el pago, porque puedes meterte en un lío: si estás en la tarifa plana puedes perderla y tener que pagar de golpe a precio normal, y si estás a precio normal… Hacienda puede cobrarte con intereses o darte el toque.
Por eso te recomiendo tener siempre un pequeño colchón económico para cubrir meses en los que el trabajo pueda ser menor.
Organizar el tiempo para no trabajar sin parar
Cuando trabajas para otra empresa puedes tener un horario más o menos estable, pero cuando trabajas por tu cuenta eso desaparece. Al principio esto puede parecer una ventaja porque te da libertad… pero también puede ser un problema si no eres disciplinado.
Es muy típico que los autónomos trabajemos a cualquier hora, mezclemos tareas importantes con tareas pequeñas y le dediquemos mucho tiempo a cosas que no generan muchos ingresos. Por eso, te recomiendo usar APPs o herramientas para organizarte y no dejarte llevar: divide tareas, control el tiempo para cada una, entiende en qué inviertes tu tiempo… Sé planificado.
Cuando consigues organizar tu día, el trabajo es más productivo y es más fácil mantener un equilibrio con el resto de tu vida personal.
¿Qué pasa si el negocio crece y necesitas trabajadores?
Cuando tienes trabajadores, ahora tienes que encargarte de los contratos, de las nóminas, de los seguros y de cumplir con ciertas las normas que regulan su trabajo: la jornada laboral, el registro de horas de entrada y salida, las pagas extra… un montón de cosas por las que no has tenido que preocuparte hasta el momento.
Para esto, lo mejor es que uses herramientas que registran las horas trabajadas y almacenan la información, porque te va a ayudar a llevar el control administrativo y no cometer errores si en algún momento hay que revisar esos registros.
Por eso muchas personas se apoyan en asesores o gestores cuando llega este momento.
Separar el dinero personal del dinero del negocio
Ya te he dado este consejo, pero es que lo considero uno de los más importantes, porque me ha pasado y me he llevado un susto.
Es un error tipiquisimo que, cuando empiezas como autónomo y ganas dinero, mezcles el personal con el dinero que pertenece al negocio. Y sí, claro, los primeros meses puede parecer práctico, pero con el tiempo esto puede crearte más de un problema a ti y a Hacienda.
Cuando haces esto, ya no tienes tan claro qué dinero es tuyo y cuál es de tu empresa, y esto puede perjudicar el control financiero y generar problemas cuando llega el momento de revisar cuentas o preparar los impuestos.
Por eso, como te comenté, lo MEJOR que puedes hacer es abrirte una cuenta bancaria única y exclusiva para los ingresos y gastos del negocio. Mete ahí los pagos de los clientes, el IVA… y paga las herramientas, a los proveedores, los impuestos o cualquier otro gasto relacionado con tu actividad. Así no la lías.
Esto te va a ayudar a controlar el dinero, porque vas a ver DE VERDAD cuál es tu situación actual. Es decir, ¿necesitas una máquina de impresión 3D, por ejemplo, y no sabes si puedes permitírtela? Ve a tu cuenta de empresa y corrobora que puedes… o que es mejor esperar unos meses. Como ves, es la mejor forma de no meter la pata, y una de las mejores decisiones para hacerte la vida mucho más fácil.
Tener una guía al empezar cambia mucho el camino
Si te acabas de hacer autónomo y no tienes NI IDEA de cómo funciona el tema, no me ignores y búscate un asesor que te ayude. Además de un asesor, consigue herramientas digitales que te organicen y agilicen el proceso.
No te va a solucionar todos los problemas ni te salvará de cometer errores, ¡ya quisiera yo!, pero sí que te hará mucho más sencillo este camino que no es nada sencillo.
No te voy a negar que ser autónoma me ha enfrentado a muchos retos, pero también me ha dado la satisfacción de construir algo propio paso a paso.
¡Te animo a que hagas lo mismo!
