Cuando empecé con mi negocio como autónoma, en agosto de 2024, estaba llena de ilusión, ganas y mil ideas por hacer realidad. Lo que no tenía tan claro era cómo gestionar los aspectos más logísticos de trabajar por mi cuenta. Una de las cosas que más me sorprendió —y que más quebraderos de cabeza me dio— fue encontrar un sitio donde reunirme con mis clientes.
Mi trabajo como escritora fantasma, redactora y maquetadora implica muchas reuniones. Aunque muchas cosas se resuelven por correo o videollamada, hay veces en las que necesito sentarme cara a cara con un cliente, repasar ideas, leer manuscritos, hacer correcciones juntos…
Y claro, al no tener un despacho físico propio, la gran pregunta era: ¿dónde quedo con ellos?
Lo de quedar en cafeterías, al principio, no parecía tan mal
Mis primeras reuniones fueron en bares y cafeterías. Me parecía lo más sencillo: hay muchos, no hace falta reservar, y además podía tomarme un café mientras hablábamos. Era lo típico de: “¿quedamos en el café de la esquina?” o “¿te viene bien esta cafetería con Wi-Fi?”.
Y al principio funcionó… más o menos. Pero pronto me di cuenta de que el entorno no ayudaba. A veces nos interrumpían, había ruido de fondo, y me costaba concentrarme. Recuerdo una vez que un cliente me estaba contando una idea para un libro muy personal, y justo en ese momento sonó un cumpleaños con aplausos y globos detrás. No fue la mejor experiencia.
Además, aunque el cliente no dijera nada, yo misma sentía que no estaba dando la imagen que quería. Me preocupaba que pensaran que no era lo bastante profesional. Y al final eso también me afectaba a mí: no me sentía cómoda.
¿Y si los traigo a casa?
Pensé: “bueno, tengo un salón bonito, limpio y tranquilo. ¿Por qué no invitarles?” Así que lo probé. En reuniones con autores de confianza o proyectos más cercanos, funcionó. Preparaba café, ponía algo de música suave, y nos sentábamos a trabajar.
Pero también hubo momentos raros. Hay una línea muy fina entre lo profesional y lo personal, y traer a alguien a tu casa la cruza bastante. Además, siempre tenía que estar pendiente de que todo estuviera impecable. Y no te miento: hubo veces que estuve limpiando con más intensidad por una reunión que por una visita familiar.
Y ni hablar de cuando el timbre sonaba a mitad de una reunión porque llegaba un paquete, o el gato decidía hacer acto de presencia en la mesa. Muy mono, sí, pero poco profesional.
Entonces, empecé a buscar otras opciones
Así que me puse en modo detective y empecé a buscar otras alternativas. Descubrí que algunos hoteles alquilan salas pequeñas por horas. También encontré plataformas como Peerspace, Meetmaps, Spathios y otras donde puedes reservar salas de reunión en lugares bastante bonitos. Me sorprendió lo bien que estaban muchas de ellas.
Lo probé. Funcionó muy bien, la verdad. Los espacios eran tranquilos, algunos incluso con servicio de café o agua, y daba una imagen súper pro. Me sentía como una ejecutiva de película.
El problema era el precio. Pagar 30 euros por una sala para una hora está bien si es una reunión crucial, pero si tienes varias al mes, se va de presupuesto enseguida. Y como yo estaba empezando, no podía permitirme ese gasto tan a menudo.
Las bibliotecas y centros cívicos: el plan B low-cost
También probé otra alternativa: bibliotecas y centros culturales. Algunas bibliotecas municipales permiten usar pequeñas salas de estudio o reuniones, si las reservas con antelación. Y los centros cívicos a veces tienen espacios que puedes solicitar por un coste simbólico o incluso gratis.
Esto fue un respiro para mi bolsillo. Pero tenían limitaciones importantes: horarios muy estrictos, y la mayoría no estaban pensados para reuniones individuales. Y si el tema era algo confidencial o más delicado, la falta de privacidad era un problema.
Una vez me tocó una sala donde la pared era de cristal, y pasaba gente cada dos minutos. El cliente me dijo que se sentía observado, y lo entendí perfectamente. Esa fue la última vez que utilicé una biblioteca para una reunión de trabajo.
Otros lugares curiosos que probé (y que no volveré a usar)
Porque sí, además de cafeterías, casa y hoteles, también hice algunos experimentos que no fueron precisamente un éxito:
- Parques: suena idílico. “Quedamos en una terracita o en el parque, al aire libre”. Pues no. Entre el viento que me voló papeles, el sol que me dejó sin ver la pantalla del portátil, y el ruido ambiente… un desastre. El cliente fue simpático, pero no creo que repitiera la experiencia.
- Centros comerciales: hay zonas con mesas, sí. Pero están pensadas para que la gente se siente a comer, no para hablar de estructura narrativa o corregir un índice. Entre los niños corriendo, las promociones con megafonía, y el olor a hamburguesa… no.
- Espacios de coworking en cafeterías: esta es una opción híbrida que probé en un sitio. Era una cafetería con una “zona coworking” en el fondo. La idea es buena, pero en mi caso no funcionó: mucho ruido, mala conexión y sensación de estar «de prestado».
Y así fue como descubrí los espacios de coworking con despachos privados
Un día, hablando con otra autónoma, me habló de los coworkings. Yo tenía una idea vaga, algo así como oficinas compartidas para gente joven con startups. No me veía allí. Pero ella me dijo: “Muchos coworkings tienen despachos privados que puedes alquilar por horas o días”. Y eso me cambió la vida.
Investigué, visité algunos en mi ciudad, y descubrí que hay muchísimas opciones. Desde coworkings súper modernos y minimalistas, hasta espacios más cálidos y acogedores. Algunos están en edificios históricos, otros en locales recién reformados. Hay variedad para todos los gustos (y presupuestos).
También descubrí, investigando, que sitios como Mitre, 126, empresa de coworking y alquiler de oficinas, te ayudaban a mejorar tu imagen de empresa porque te alquilaban una oficina con la que quedar con tus clientes. ¡Y es justo lo que yo estaba buscando!
Lo mejor fue que la mayoría ofrecían:
- Despachos individuales cerrados, con mesa grande, sillas cómodas, iluminación perfecta.
- Café y agua incluidos, a veces hasta galletitas.
- Recepción y atención al cliente, así el cliente se sentía bien recibido.
- Wi-Fi de alta velocidad (que no es poca cosa cuando estás revisando manuscritos o compartiendo archivos pesados).
- Reservas por hora, sin necesidad de contratar una oficina fija mensual.
Me acuerdo perfectamente de la primera reunión que hice en un coworking con despacho privado. Fue en un sitio precioso, lleno de plantas, paredes blancas, y una energía muy buena. El cliente entró, se sentó, y lo primero que dijo fue: “Qué sitio más agradable, da gusto estar aquí”. Y yo por dentro pensaba: ¡sí, por fin lo he encontrado!
¿Cómo elegí el coworking ideal?
Probé varios antes de quedarme con mis favoritos. Algunos eran muy bonitos, pero estaban lejos. Otros eran demasiado caros. Otros no tenían disponibilidad con poca antelación. Y fui descartando.
Al final me quedé con dos o tres que alterno según la zona donde quede con el cliente. Todos ellos tienen opción de reserva online (importantísimo), precios razonables (desde 6€/hora hasta 15€/hora), y lo más importante: buena atención y sensación de profesionalidad.
Y un truco que me ha funcionado: reservar el despacho con 15-20 minutos de margen antes y después de la reunión, así no voy corriendo ni me echan justo cuando estamos cerrando ideas.
Cosas que aprendí en este proceso
- La imagen que das, cuenta. Puede que trabajes desde casa, pero eso no significa que tengas que parecer “menos profesional”.
- Tu comodidad también importa. No se trata solo de lo que el cliente ve, sino de cómo te sientes tú. Si tú estás a gusto, todo fluye mejor.
- Cada euro cuenta, pero hay que invertir con cabeza. A veces merece la pena pagar por un buen espacio si eso mejora la relación con el cliente o te ayuda a cerrar un proyecto.
- Hay muchas opciones. No te quedes con lo primero que encuentres. Explora, prueba, compara.
¿Y cómo lo gestiono ahora?
Ahora, cuando tengo que ver a un cliente en persona, lo tengo muy bien organizado:
- Reviso su ubicación y la mía, para elegir un coworking que quede bien a ambos.
- Entro a la app o web del coworking, reservo el despacho (normalmente de 1h a 2h).
- Preparo la reunión con calma, llego unos 15 minutos antes, organizo el material, enciendo el portátil, y me tomo un café.
- Cuando llega el cliente, todo fluye mucho mejor. Se nota la diferencia, créeme. Y además, cuando se van, no hay prisas: tengo un rato para repasar notas y organizar lo siguiente.
Después de todo este recorrido, puedo decir que he encontrado mi forma de trabajar
Los coworkings con despachos privados han sido la solución ideal para mí: no tengo que pagar una oficina mensual, pero cuando la necesito, tengo un espacio perfecto.
Y lo mejor es que me siento bien cada vez que quedo con un cliente. Ya no hay ruido de fondo, ni gatos saltando a la mesa, ni “espera que pido otro café antes de seguir”. Solo una buena conversación, un proyecto sobre la mesa, y la tranquilidad de saber que estoy haciendo las cosas bien.
Porque sí, al final somos autónomos, pero eso no significa que tengamos que improvisar siempre. A veces, encontrar tu sitio (literalmente) es lo que necesitas para dar el siguiente paso.
